７０．ＩＴ経営-情報共有、グループウェア
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The Professional Playing Manager 社長は立派なプレイングマネージャ
2010-1-13 No.70
先負 ＩＴ経営－情報共有
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情報共有・・・言葉は格好が良いのですが、切り口によっては、なかなか実務上
難しいものがあります。例えば、「会議をする」・・・これも一つの情報共有
の方法です。
この会議を通信回線上で行うのを、電子会議と言います。これは一つのテーマ
としてもよいのでしょうが、今日、私が書くのは、ＩＴを活用したデジタル情報
の共有化を図るという意味合いでの情報の共有化です。
例えば、社内一般情報、経営情報、営業情報、技術情報、などといった類です。
情報の共有化が必要で大事だと思う背景は様々です。例えば、
・外部から電話が入った時、社長がどこにいるのかわからない
・社員の仕事ぶりは結果だけでなく、そのプロセスもつかんでおきたい
・お客様への対応は、営業マンだけでなく、社員全員が同じレベルでしたい
・国内はもとより海外も含めて情報を共有したい
・他の企業あるいは専門化と情報を共有化して事業の拡大を皆で図りたい
などといったものです。
従って、解決方法も課題の持つ環境・状況(社内か社外か業界か地域か等）で
変わってはきますが、道具としての解決策は、
・グループウェアソフトの導入
・ホームページの活用
・メーリングリストの活用
・共有サーバでのデータベース管理
・例えば生産管理システムといったような業務プロセス情報管理システム
などが考えられます。
現在、私は、グループウェアの導入と活用についての相談を受けて、それ
ぞれ異なる課題に対しての対応をしています。このグループウェアというもの
は、社内情報の共有化を目的にかなり一般化してきた感じがあります。
小さい会社なら無料のものも提供されていますので、それを利用して使い慣
れるところからスタートしても良いと思います。機能は、どうしても制限が
あるのですが、基本的な部分は十分使えます。
また、ＳａａＳ・ＡＳＰ型というソフトウェアを買うのではなく（使いたい
期間だけ）借りるという仕組みもありますので、あまり躊躇する必要はあり
ません。
構えて行うべきは、上記の課題解決方法の内のデータベース管理とか業務
プロセス情報管理システムといったもので、これらは、後から「まずい」と
思っても取り返しがつきにくいものですから、企画段階から十分な検討をする
必要があります。（過去の成功例でも外部のコンサルタントの活用が評価されて
いるところでもあります）
いずれにしても、導入した後は、誰が使うのかと考えてみると分かるのですが、
“共有”ですから、関係する人・企業などが納得できるものでないと、お蔵入り
になりかねません。
社長も共有者です。ですから社長自らができるか、やるか、という高い？ハー
ドルを最初に越える勇気を持つことが必要おです。覚悟は宜しいか？
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＜グループウェア＞
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家族・仲間・企業など２人以上で共有したい情報を共有できるソフトをグループ
ウェアソフトと言います。その基本的な機能は、「スケジュール」「グループ内
メール」から始まり、ソフトによって、共有書類・写真・動画などのデータを含
めいろいろな機能を持たせています。
家族とか小さなグループまたビジネスにおいても小さな会社では十分すぎるほど
の機能が無料で使え、これを利用している方も多いと思います。
強いて欠点があるとすれば、広告が入ったり、データに対する最終補償がなか
ったりあるいは提供会社の事情で撤退というリスクを抱えていることは承知せざ
るを得ないものです。
無料の提供者は、グーグル、ヤフー、ＭＳＮから始まり、Ｔｅａｍｇｅａｒ、
ＧＲＩＤＹなど“無料 グループウェア”で検索するといろいろ出てきます。
そのうち、昨年末発表された、国内でトップ企業の一つサイボウズは、20人以下
のユーザーに対しては今年無償にするという発表もし、これは、グーグルに対抗
するためだとも聞いています。
グループウェア提供者も、少人数では商売としては手間がかかり過ぎるので、
戦術的な観点から無料・有料という境を20人にしたのでしょう。
でも、小さな会社としては、無料のグループウェアソフトを使うか使わないは
判断するとしても、考えない手はないでしょう。特に、初めて導入しようという
ところは。
その上で、有料版の優れたところを理解して、本格的な導入を図るのも一案だと
思うのです。
恐れず、先ずは、触ってみませんか？！
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＜まとめ＞
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■情報の共有化は、簡単でいて難しいもの。何でもいいから共有しようとする
ことは簡単に出来る。しかし、共有したい情報が何なのか、の認識を先ず
明確にして、どうするかを考えるステップは一度は踏むべきである。
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＜編集後記＞
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強風の朝。気温以上に寒く感じます。風がビュービュー吹く音がするたびに
窓が、風で動くたびに、耳感というのか、より一層寒さを感じます。
何の気なしに「風が強く吹いている」と検索したら、wikipediaで、
『風が強く吹いている』は、三浦しをんによる箱根駅伝を舞台にした日本の小説。
2006年9月22日に新潮社より刊行。
その後、2007年には漫画化およびラジオドラマ化されたのに続き、2009年1月には
舞台化、同年10月31日には実写映画が公開されるなど、各メディアで取り上げら
れている。
・・・・・知らなかったぁ（汗）。何でも調べてみるもんですねぇ。
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